[ 張凌志 ]——(2011-1-18) / 已閱6763次
淺析基層法院電子文件管理對策
張凌志
近幾年，電子信息技術取得飛速發展。辦公自動化、網絡化漸趨完善，因此，基層法院對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好，并得到長期保存，是目前所有法院檔案工作者應盡的職責。
一、 從電子文件的收集、積累基礎材料開始
在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸葛環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件，有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要是，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。
二、嚴格電子文件的歸檔管理
就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的終版本記錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件文件的數量后，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩同版本的電子文件為宜，一個由檔案管理部門統一保管，別一個由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺，設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
三、 健全電子文件管理的檢查審核制度
電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸發布的要求等等。
四、 規范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或者部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
五、 加強電子文件軟、硬件設施管理
開辟電子檔案存儲地新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。并及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。
六、 重視和加快電子文件管理人員的培養
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，必須對檔案員進行系統內部檔案電子管理的培養。使檔案員不斷學習檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術，使檔案工作登上新臺階。
黑龍江省伊春市湯旺河區人民法院 張凌志
